Inventarierea patrimoniului

5 decembrie 2017 Mesagerul Hunedorean

Atât persoanele juridice, cât şi persoanele fizice autorizate (PFA) trebuie să efectueze inventarierea propriului patrimoniu la începutul activităţii, dar şi cel puţin o dată pe durata fiecărui exerciţiu financiar încheiat, conform prevederilor conţinute în Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, cu modificările şi completările ulterioare.
Potrivit acestora, inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii este obligatorie pentru următoarele entităţi cu sau fără personalitate juridică:
• societăţi comerciale, societăţi şi companii naţionale, regii autonome, institute naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţi cooperatiste, precum şi celelalte persoane juridice;
• instituţii publice, asociaţii şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial;
• subunităţi fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparţin firmelor române;
• organisme de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil;
• persoane fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venituri şi care ţin contabilitatea în partidă simplă.
De asemenea, inventarierea patrimoniului trebuie să se efectueze, conform art. 7 din actul normativ amintit anterior, la următoarele momente:
• la începutul activităţii;
• cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar;
• în cazul fuziunii, divizării sau lichidării;
• în alte situaţii prevăzute de lege.
În cazul unor bunuri cu caracter special aflate în administrarea instituţiilor publice, Ministerul Economiei şi Finanţelor poate aproba excepţii de la regula inventarierii anuale, la propunerea ordonatorilor principali de credite.
Prevederile de mai sus sunt completate prin Ordinul M.F.P. nr. 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii. Astfel, acest act normativ prevede şi alte situaţii în care inventarierea este necesară:
• la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului;
• ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune;
• ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
• cu prilejul reorganizării gestiunilor;
• ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
• în alte cazuri prevăzute de lege.
Inventarierea anuală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se face, de regulă, cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul activităţii fiecărei entităţi. Entităţile care, potrivit legii contabilităţii, au stabilit exerciţiul financiar diferit de anul calendaristic, efectuează inventarierea anuală astfel încât rezultatele acesteia să fie cuprinse în situaţiile financiare întocmite pentru exerciţiul financiar stabilit.
Răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului societăţii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective.
Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se efectuează de către comisii de inventariere, numite prin decizie scrisă, emisă de persoanele obligate prin lege la gestionarea entităţii.
Această decizie de numire trebuie să prevadă în mod obligatoriu următoarele elemente:
– componenţa comisiei (preşedintele şi membrii comisiei);
– modul de efectuare a inventarierii;
– metoda de inventariere utilizată;
– gestiunea supusă inventarierii;
– data de începere şi de terminare a operaţiunilor de inventariere.
În cazul entităţilor cu un număr redus de salariaţi, inventarierea poate fi efectuată şi de către o singură persoană, iar atunci când nu există salariaţi, sarcina inventarierii revine administratorului societăţii. Sarcina efectuării inventarierii patrimoniului poate fi şi externalizată de către administratorul firmei către o persoană juridică sau fizică.
Metodologia de inventariere a activelor corporale şi necorporale este diferită. Astfel:
• inventarierea imobilizărilor necorporale se efectuează prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la entităţile deţinătoare, iar în cazul brevetelor, licenţelor, mărcilor de fabrică şi al altor imobilizări necorporale este necesară dovedirea existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale;
• inventarierea terenurilor se efectuează pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate al acestora şi a altor documente, potrivit legii;
• clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate şi a dosarului tehnic al acestora;
• stabilirea stocurilor faptice se face prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz;
• bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii (echipament, scule, unelte etc.) se inventariază şi se trec în liste de inventariere distincte, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor;
• imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara entităţii (cum ar fi autovehiculele), plecate în cursă de lungă durată sau aflate pentru reparaţii în afara entităţii se inventariază înaintea ieşirii lor temporare din gestiunea entităţii sau prin confirmare scrisă primită de la entitatea unde acestea se găsesc;
• bunurile existente în entitate şi aparţinând altor entităţi (închiriate, în leasing, în concesiune, în administrare, în custodie, primite în vederea vânzării în regim de consignaţie, spre prelucrare etc.) se inventariază şi se înscriu în liste de inventariere distincte. Listele de inventariere pentru aceste bunuri trebuie să conţină informaţii cu privire la numărul şi data actului de predare-primire şi ale documentului de livrare, precum şi alte informaţii utile.
În situaţia în care elementele de natura activelor sunt inventariate prin metode de identificare electronică (de exemplu: cititor de cod de bare etc.), datele fiind transmise direct în sistemul informatic financiar-contabil, listele de inventar sunt editate direct din sistemul informatic.
Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic şi înscrise în listele de inventariere cu cele din evidenţa tehnico-operativă (fişele de magazie) şi din contabilitate. În cazul în care se constată că valoarea de inventar este mai mare decât valoarea cu care acesta este evidenţiat în contabilitate, în listele de inventariere se înscriu valorile din contabilitate. În cazul în care valoarea de inventar a bunurilor este mai mică decât valoarea din contabilitate, în listele de inventariere se înscrie valoarea de inventar.
Propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de şapte zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, administratorului, ordonatorului de credite sau persoanei responsabile cu gestionarea entităţii. Acesta, cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului compartimentului juridic, decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.
În cazul constatării unor lipsuri imputabile în gestiune, persoanele obligate prin lege la gestionarea entităţii trebuie să impute persoanelor vinovate bunurile lipsă, la valoarea lor de înlocuire.
Scăderea din contabilitate a unor pagube care nu se datorează culpei unei persoane se face în baza aprobării administratorului societăţii, a ordonatorului de credite respectiv – cu avizul ordonatorului de credite ierarhic superior.

Menţionăm că nerespectarea obligaţiei de a efectua inventarierea patrimoniului este considerată contravenţie şi se sancţionează cu amenzi cuprinse între 400 şi 5.000 de lei.