INSEMEX Petroşani va avea o arhivă digitalizată
Magdalena Șerban
Într-o eră a vitezei informației, când timpul alocat oricărui demers, utilitatea fiecărui efort depus și obținerea unui rezultat rapid primează, conducerea Institutului Naţional de Cercetare-Dezvoltare pentru Securitatea Minieră şi Protecţie Antiexplozivă (INSEMEX) Petroşani trece la digitalizarea arhivei instituției, documentele existente aici fiind în număr mare.
În pas cu vremurile
Potrivit notei de fundamentare a achiziției de 470.964 de lei pentru serviciile de arhivare electronică, sunt vizați pentru acest proces 60 metri liniari de dosare. Un metru liniar de arhivă înseamnă aproximativ 25 dosare, fiecare conținând aproximativ 250 de file. Sistemul software ce va fi implementat va permite accesarea documentelor de către mai mulţi utilizatori simultan, în funcţie de necesităţile instituţiei. Totodată, prevede asigurarea protecţiei depline a informaţiilor prin limitarea accesului în funcţie de tipul de utilizator. “Suntem un institut cu multe departamente, laboratoare și compartimente, ceea ce implică și activitate pe măsură. Dincolo de aspectele generate de starea de urgență prin care am trecut (multe s-au concretizat atunci exclusiv în mediul online), a devenit adesea necesar să trimitem prin e-mail copii, adică versiuni electronice ale documentelor tipărite. Acestea pot fi diverse acte, facturi, scrisori, contracte, statuturi, memorii și orice alte documente posibile. Așa că am concluzionat că arhivarea electronică ne va susține în realizarea unor economii semnificative de spațiu și de timp și va reduce riscul de pierdere a documentelor. De asemenea, automatizarea proceselor de lucru va simplifica și căutarea, preluarea și utilizarea datelor. Mai mult decât atât, documentele nu pot fi șterse din sistem de către o persoană neautorizată sau înainte de depășirea termenului legal de păstrare, având astfel o trasabilitate sigură și un istoric complet la nivel de document. Prin urmare, sunt numai beneficii”, a afirmat dr. ing. George Artur Găman (foto), directorul general al ICD Insemex Petroşani şi preşedinte al Asociaţiei Salvatorilor Minieri şi de Suprafaţă.
