INSEMEX Petroşani va avea o arhivă digitalizată

Magdalena Șerban

Într-o eră a vitezei informației, când timpul alocat oricărui demers, utilitatea fie­cărui efort depus și obținerea unui rezultat rapid primează, conducerea Ins­titutului Naţional de Cercetare-Dezvol­tare pentru Securitatea Minieră şi Pro­tecţie Antiexplozivă (INSEMEX) Petro­şani trece la digitalizarea arhivei institu­ției, documentele existente aici fiind în număr mare.

În pas cu vremurile
Potrivit notei de fundamentare a achi­ziției de 470.964 de lei pentru serviciile de arhivare electronică, sunt vizați pentru acest proces 60 metri liniari de dosare. Un metru liniar de arhivă înseamnă aproxi­mativ 25 dosare, fiecare conținând apro­ximativ 250 de file. Sistemul software ce va fi implementat va permite accesarea do­cumentelor de către mai mulţi utilizatori simultan, în funcţie de necesităţile insti­tuţiei. Totodată, prevede asigurarea protec­ţiei depline a informaţiilor prin limitarea accesului în funcţie de tipul de utilizator. “Sun­tem un institut cu multe departa­mente, laboratoare și compartimente, ceea ce implică și activitate pe măsură. Dincolo de aspectele generate de starea de ur­gență prin care am trecut (multe s-au con­cretizat atunci exclusiv în mediul online), a devenit adesea necesar să trimitem prin e-mail copii, adică versiuni electronice ale do­cumentelor tipărite. Acestea pot fi diverse acte, facturi, scrisori, contracte, statuturi, memorii și orice alte documente posibile. Așa că am concluzionat că arhivarea elec­tronică ne va susține în realizarea unor economii semnificative de spațiu și de timp și va reduce riscul de pierdere a docu­men­telor. De asemenea, automatizarea proce­selor de lucru va simplifica și căutarea, preluarea și utilizarea datelor. Mai mult decât atât, documentele nu pot fi șterse din sistem de către o persoană neautorizată sau înainte de depășirea termenului legal de păstrare, având astfel o trasabilitate sigură și un istoric complet la nivel de do­cument. Prin urmare, sunt numai beneficii”, a afirmat dr. ing. George Artur Găman (foto), directorul general al ICD Insemex Petroşani şi preşedinte al Asociaţiei Salvatorilor Minieri şi de Suprafaţă.