Recomandări privind verificările anterioare închiderii exerciţiului financiar (IV). Conturile de terţi

Expert contabil Carmen Hărău
Expert contabil Aurel Şendroni

Prin intermediul acestei clase de conturi se evidenţiază parcursul activităţii entităţii privind decontările. În clasa de conturi 4 se disting două categorii de conturi cu terţii: decontări privind obligaţiile faţă de terţi, respectiv datorii şi decontări privind drepturi asupra terţilor, respectiv creanţe.
Datoriile şi creanţele sunt doi termeni relevanţi care se regăsesc în activitatea curentă a afacerii, dar şi pentru planificarea financiară a următoarei perioade, estimând cum vor fi alocate sursele băneşti pentru a evita blocajele entităţii.
Se urmăreşte în derularea activităţii să existe tot timpul confruntări de solduri cu fişele de la furnizori, clienţi şi cu fişele fiscale, pentru a asigura în permanenţă o evidenţă corectă şi transparentă.
Trebuie să existe o evidenţă analitică pe categorii a furnizorilor şi a clienţilor şi a celorlalte creanţe şi obligaţii conform prevederilor art. 16 din Legea nr. 82/1991 a contabilităţii cu modificările şi completările ulterioare. Raportarea în declaraţia 394 se face de persoana juridică pe fiecare persoană fizică indiferent de valoare, în consecinţă evidenţa analitică a persoanelor fizice este obligatorie.
Urmărirea datoriilor restante către creditori / furnizori, iar peste pragul de 40.000 lei, există riscul de introducere a unei cereri de intrare în insolvenţă.
Existenţa unui scadenţar privind evidenţa datoriilor, cât şi a debitelor/creanţelor pe vechimi conform prevederilor art. 165 din Codul de procedură fiscală – Ordinea stingerii obligaţiilor fiscale.
Verificarea dacă entităţile au politici şi proceduri contabile actualizate în care să fie descrise analitic persoanele cu atribuţii de angajare patrimonială a entităţii şi persoanele care răspund de modul de efectuare a plăţilor (plăţile se fac în ordinea vechimii sau alte modalităţi etc.).
O mare atenţie trebuie acordată creanţelor incerte, creanţelor preluate prin cesionare şi a obligaţiilor prescrise, pentru a fi reflectată cât mai fidel poziţia financiară a entităţii la închiderea exerciţiului, fără a fi neglijată contabilitatea angajamentelor şi a altor elemente extrabilanţiere.
Gestionarea fluxurilor financiare ale entităţii trebuie să stea în echilibru, folosind o prognozare a unor valori mai mari a creanţelor, pe care ne asigurăm că le vom încasa în timp util, astfel încât să păstrăm în acelaşi timp obligaţiile de plată sub control.